Welche Fallstricke müssen Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung beachten?

Welche Fallstricke müssen Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung beachten?

Die Betriebskostenabrechnung sorgt jedes Jahr für zahlreiche Konflikte zwischen Mietern und Vermietern. Kein Wunder, denn nicht alle Vermieter halten sich dabei, bewusst oder unbewusst, an die Regeln. Im Grunde genommen ist vom Gesetzgeber aber ganz genau vorgegeben, welche Positionen in die Abrechnung dürfen und welche nicht.

Was ist eine Betriebskostenabrechnung?

Als Vermieter können bestimmte Kosten auf den Mieter umgelegt werden. Diese müssen alle zwölf Monate korrekt und verständlich in Form einer Abrechnung an den Mieter übermittelt werden. Eine offizielle Form dafür ist nicht vorgeschrieben, allerdings sollte sie zumindest eine Kostenübersicht und den für die Abrechnung gewählten Verteilerschlüssel enthalten.

In den meisten Fällen finden sich in der Betriebskostenabrechnung mindestens die folgenden Angaben:

  • Eine exakte Aufstellung der Betriebskosten nach Einzelpositionen
  • Die nachvollziehbare Berechnung der jeweiligen Kosten
  • Die korrekte Angabe des Verteilerschlüssels, wie er auch im Mietvertrag angegeben ist.
  • Die genaue Angabe der Quadratmeterzahl der Wohnung, für die die Abrechnung erstellt wurde.

Vermieter sollten daran interessiert sein, dem Mieter eine transparente Abrechnung zukommen zu lassen. Je eindeutiger die Kosten aufgeschlüsselt sind, desto logischer und nachvollziehbarer sind sie in weiterer Folge auch für den Mieter. Das führt dazu, dass der Aufwand durch entsprechende Rückfragen in Grenzen gehalten werden kann und kein Grund für einen Widerspruch besteht, der den Zahlungseingang massiv verzögern könnte.

Welche Kosten dürfen auf keinen Fall in die Betriebskostenabrechnung?

Um Klarheit in die Angelegenheit zu bringen, ist es sinnvoll, das Pferd von der anderen Seite aufzuzäumen und damit zu beginnen, welche Positionen sich auf keinen Fall in der Betriebskostenabrechnung befinden dürfen.

Dazu gehören unter anderem:

  • Instandhaltungskosten und Reparaturarbeiten am Gebäude
  • Mietausfälle aufgrund leerstehender Wohnungen
  • Kosten für die Neugestaltung oder Umgestaltung von Außenanlagen (wie die Errichtung eines neuen Gehweges oder eines Gartens)
  • Kosten zur Anschaffung unterschiedlicher Utensilien wie beispielsweise Briefkastenanlagen oder Müllbehälter
  • Kosten für die Beseitigung von Ungeziefer (beispielsweise bei einer Rattenplage im Keller)
  • Kosten, die die direkte Verwaltung des Hauses betreffen (zum Beispiel, wenn dafür eine Hausverwaltung beauftragt wird) sowie
  • Kontoführungsgebühren und Bankspesen

Falls Vermieter unsicher sind, ob sie die jeweilige Position tatsächlich verrechnen dürfen, ist es keine gute Strategie, es einfach einmal zu versuchen und darauf zu hoffen, dass die Mieter schon bezahlen werden. Sinnvoller ist es, sich bereits im Vorfeld Hilfe bei der Betriebskostenabrechnung von entsprechenden Experten einzuholen. Denn durch Einsprüche seitens der Mieter können sich die Zahlungseingänge erheblich verzögern.

Welche Fristen müssen bei der Betriebskostenabrechnung eingehalten werden?

Die Betriebskostenabrechnung wird vom Vermieter in der Regel jährlich erstellt. Dabei ist es allerdings unerheblich, ob die Kosten für ein komplettes Kalenderjahr oder einen anderen 12monatigen Zeitraum, etwa von 1. Juli bis 30. Juni, abgerechnet werden.

Egal, wie der Vermieter sein Geschäftsjahr definiert: Wenn das jeweilige Abrechnungsjahr abgeschlossen ist, muss der Vermieter innerhalb von zwölf Monaten die Abrechnung für die Mieter erstellen. Versäumt er diese Frist, darf er zwar trotzdem die Betriebskosten einheben, die Mieter sind dann aber nicht mehr verpflichtet, eventuell auftretende Nachzahlungen zu leisten.

Mieter haben bei Skepsis gegenüber der Abrechnung jederzeit das Recht, die entsprechenden Belege einzusehen. Sie dürfen die Belege und auch Versicherungspolizzen, die das Haus betreffen sogar abfotografieren. Sind sie der Meinung, dass die Betriebskostenabrechnung nicht korrekt ist, haben sie das Recht, bis zu einem Jahr nach Erhalt Einspruch dagegen einzulegen.

Das Schreiben kann in beliebiger Form, etwa auch als E-Mail, an den Vermieter übermittelt werden. Zur Beweispflicht ist es für Mieter allerdings ratsam, einen eingeschriebenen Brief zu versenden. Der Einspruch gegen die Betriebskostenabrechnung darf nicht unbegründet erfolgen. Der jeweilige Grund muss im Einspruch klar ersichtlich sein, sonst muss der Vermieter darauf nicht reagieren.

Welche Abrechnungsmethoden gibt es bei der Betriebskostenabrechnung?

Wer eine Wohnung vermietet, sollte sich zumindest in Grundzügen mit dem deutschen Wohnungseigentumsgesetz (WEG) befasst haben. Dort ist unter anderem geregelt, wem welche Teile einer Wohnung gehören und welche Rechte und Pflichten sich aus dem Besitz einer Immobilie ergeben.

Manche Positionen auf der Betriebskostenabrechnung können klar einem einzigen Mieter zugerechnet werden, bei anderen Kosten wie beispielsweise Müllgebühren, Heizung und Wasser oder eine Satellitenanlage auf dem Dach müssen diese jedoch in gerechter Form auf alle Mieter aufgeteilt werden. Dazu gibt es die folgenden Möglichkeiten zum Einsatz eines Verteilerschlüssels:

  • Abrechnung nach Verbrauch der jeweiligen Wohneinheit
  • Abrechnung nach Anzahl der Personen, die eine Wohneinheit bewohnen
  • Abrechnung nach der Größe der Wohnung oder
  • Abrechnung nach kompletten Wohneinheiten

In den meisten Fällen wird von den Vermietern der Verteilerschlüssel „Größe der Wohnung“ bevorzugt. Das hat einerseits den Grund, dass er einfach anzuwenden ist und darüber hinaus von den meisten Mietern auch als faire Form der Abrechnung empfunden wird.

Dass bedeutet jedoch nicht, dass es sich dabei gleichzeitig auch immer tatsächlich um die gerechteste Form der Abrechnung handelt. Denn während beispielsweise eine große Wohnung von nur einer Person bewohnt werden könnte, leben vielleicht in einer kleineren Wohnung mehr Personen zusammen, die dadurch auch aller Wahrscheinlichkeit nach mehr Müll verursachen.

Deshalb ist es selbstverständlich auch möglich, nicht alle Positionen nach dem gleichen Verteilerschlüssel abzurechnen. Eine Kombination unterschiedlicher Verteilerschlüssel ist gesetzlich erlaubt und bei manchen Positionen von den Mietern ausdrücklich erwünscht.

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