Notarielle Beglaubigung

Die notarielle Beglaubigung bestätigt die Echtheit eines Dokuments oder dessen Kopie. Dies ist nicht mit der Beurkundung zu verwechseln, bei der es darum geht, ein Dokument zu erstellen oder ein Besitzverhältnis festzulegen. Im Immobilienbereich ist die beglaubigte Abschrift zum Beispiel dann nötig, wenn Sie den Mietvertrag oder den Kaufvertrag mitsamt Ihrer Unterschrift vervielfältigen möchten. Denn so gehen Sie sicher, dass auch die Kopien echte Dokumente sind, die mit dem Original übereinstimmen.

Die öffentliche Beglaubigung

Notare dürfen sowohl öffentliche als auch amtliche Beglaubigungen vornehmen. Sie finden einen Notar für die öffentliche Beglaubigung über eine einfache Internet-Suche. Das ist vor allem für Angelegenheiten, bei denen Sie aus privaten Gründen ein beglaubigtes Dokument benötigen, die richtige Wahl.

Die öffentliche Beglaubigung ist in manchen Fällen schriftlich vorgeschrieben. Beispielsweise müssen alle Abiturienten, die sich für einen Universitätsplatz bewerben, ihr Abiturzeugnis in beglaubigter Form einreichen. Weitere Informationen zur Gesetzeslage finden Sie im §129 des Bundesgesetzbuches. Dort steht auch, dass das zu beglaubigende Dokument Schriftform haben muss. Der Notar kann sowohl Ihre Unterschrift als auch Ihr Handzeichen, also zum Beispiel ein Namenskürzel, beglaubigen. Dafür müssen Sie die Unterschrift in seiner Anwesenheit vollziehen und sich zudem ausweisen. Sie dürfen die Kopie oder das Dokument selbst erstellen, um sich die Kosten für den Ausdruck im Notarsbüro zu sparen. Der Notar bestätigt in diesem Fall mit seinem Stempel, dass Ihre Unterschrift rechtens ist.

Wenn Sie eine Abschrift beglaubigen lassen möchten, ist es die Verantwortung des Notars, festzustellen, dass Original und Kopie identisch sind. Auch hier dürfen Sie die Kopie selber mitbringen. Diese ist aber erst dann offiziell notariell beglaubigt, wenn der Notar seinen Stempel und eine Unterschrift darauf hinterlassen hat. Die Hauptschrift, von der Sie eine notariell beglaubigte Abschrift benötigen, kann ihrerseits eine notarielle Abschrift sein. Es darf sich aber auch um das ursprüngliche Dokument oder eine Ausfertigung einer Urkunde handeln. Wichtig ist, dass Sie die Echtheit der Hauptschrift belegen können. Achten Sie auch darauf, dass der Notar nicht bestätigt, ob die Hauptschrift rechtlich oder inhaltlich korrekt ist. Mit seinem Stempel versichert er lediglich, dass der Inhalt der Abschrift mit der Hauptschrift identisch ist.

Die amtliche Beglaubigung

Eine Alternative zur öffentlichen Beglaubigung ist die amtliche Beglaubigung. Diese kann ein Notar ebenfalls vornehmen. Es handelt sich hier um Dokumente, die Sie bei einer Behörde vorlegen möchten, wie etwa ein Führungszeugnis. Dieses muss die sogenannte siegelführende Behörde beglaubigen, wofür sie normalerweise ihren eigenen Notar einsetzt. Zu den siegelführenden Stellen gehören Verwaltungen von Gemeinden, Landkreisen und von Städten. Sie können die amtliche Beglaubigung daher zum Beispiel im Büro des Oberbürgermeisters, in der Stadtverwaltung, aber auch bei der Polizei, beim Gericht oder in der Kirche beantragen. Dafür müssen Sie kein Mitglied in der Kirche sein. Sie dürfen bei jedem Kirchenbüro um eine amtliche Beglaubigung bitten und erhalten diese fast immer kostenlos.

Tipp: Sparen Sie sich die Notarsgebühren nach Möglichkeit, indem Sie in der Kirche Ihre amtliche notarielle Beglaubigung vornehmen lassen.

Eine Ausnahme bei der Beglaubigung sind Personenstandsurkunden. Diese dürfen nur im Standesamt von einem Standesbeamten ausgestellt werden. Das bedeutet, dass Sie für alle Angelegenheiten rund um Hochzeit, Scheidung, Geburt und Tod das Standesamt aufsuchen sollten. Im Bereich Immobilien ist die notarielle Beglaubigung dann relevant, wenn Sie beweisen möchten, dass es sich wirklich um Ihre Unterschrift handelt, oder wenn Sie eine vom Notar als korrekt bestätigte Abschrift von einem Dokument wünschen. Beispielsweise ist vorgeschrieben, dass ein Eintrag im Grundbuch nur unter Vorlage von einer öffentlich beglaubigten Urkunde möglich ist.

Kosten einer notariellen Beglaubigung & Beispiele

Die Kosten für eine notarielle Beglaubigung hängen von verschiedenen Faktoren ab. Diese sind zum Beispiel:

  • Die Art nach der beglaubigt wird
  • Der Umfang der beglaubigt werden muss (in der Regel Anzahl der Seiten)
  • Geschäftswert der zu beglaubigenden Urkunde

Weitere Tätigkeiten und Aktivitäten des Notars können natürlich zusätzlichen Einfluss auf die Kosten der notariellen Beglaubigung haben.

Wie man sieht, hängen die Kosten auch immer vom Aufwand bzw. „Risiko“ (wenn man es denn so nennen will) des Notars ab. Das beglaubigen von Zeugnissen (in der Regel zwischen 10 und 20 €) ist somit also günstiger sein als das Beglaubigen von umfangreichen Verträgen wie zum Beispiel dem Mietvertrag oder einem Kaufvertrag für eine Immobilie. Gerade Ehepartner lassen sich häufig eine Bankvollmacht notariell beglaubigen, damit ein Partner Finanzgeschäfte für seinen Ehepartner durchführen kann. Für solche Beglaubigungen werden in der Regel zwischen 30 und 60 Euro fällig.

Notarielle Beglaubigung: Weitere Beispiele

Unterschrift, Vertrag - notarielle BeglaubigungGrundsätzlich kann für jedes Schriftstück mit Unterschrift auch eine notarielle Beglaubigung durchgeführt werden. Die notarielle Beglaubigung garantiert dann sozusagen die Echtheit der Unterschriften auf dem Dokument. Es stellt sich hier immer die Frage nach der Sinnhaftigkeit und die Abwägung von Kosten und Nutzen. In vielen Fällen bedarf es keiner notariellen Beglaubigung, in anderen Fällen kommt man einfach nicht drum herum. Hier noch einmal einige Beispiele dazu, welche Dokumente regelmäßig notarielle Beglaubigungen erfahren:

  • Kaufvertrag und Mietvertrag von Immobilien
  • wichtige Vollmachten, z.B. bei Bankgeschäften oder Verträgen
  • Vorverträge (z. B. bei Immobiliengeschäften)
  • Zeugnisse

Im Immobilienwesen spielt die notarielle Beglaubigung so häufig bei der Anbahnung von größeren Immobiliengeschäften eine Rolle. Im Rahmen von Vorverträgen werden zum Beispiel Preisaussagen festgehalten, in manchen Fällen macht es Sinn solche Vorverträge durch einen Notar beglaubigen zu lassen.

Fazit: Die Beglaubigung der Urkunde

Zeugnisse und Verträge sind Dokumente, bei denen die Beglaubigung häufig eine Rolle spielt. Im Anwesen eines Notars erhalten Sie ein beglaubigtes, vom Notar selbst gestempeltes Dokument. Dieses stellt entweder die Beglaubigung einer Unterschrift oder die Beglaubigung einer Abschrift dar. Wir empfehlen Ihnen, bei wichtigen Dokumenten stets eine Kopie mit notarieller Beglaubigung einzuholen, und diese Abschrift zu Ihrer eigenen Sicherheit an einem gesonderten Ort aufzubewahren.

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