Immobilienverwaltung

Wer bebaute oder unbebaute Grundstücke besitzt (auch Wald oder land- und forstwirtschaftliche Flächen) ist häufig mit der Vielzahl der Verpflichtungen, die damit einhergehen, überfordert. Hilfe gibt es bei verschiedenen Immobilienverwaltern, die sich um alle anfallenden Aufgaben kümmern.

Da umgangssprachlich meist alle Begriffe rund um die Immobilien in einen Topf geworfen werden, schauen wir uns diese am besten kurz an.

Begriffserklärungen

Unter Immobilien versteht man „nicht bewegliche“ Sachen. Umgangssprachlich versteht man darunter meist Häuser, aber genaugenommen ist eine Immobilie das Grundstück – das sowohl bebaut als auch unbebaut sein kann. Unter Immobilien ist auch Wohnungseigentum oder Erbbaurecht zu verstehen.

Die sogenannten „Aufbauten“ auf dem Grundstück (Gebäude, Häuser, Lagerräume, Schuppen, etc.), sind mit dem Grundstück fest verbunden und können daher nicht einzeln betrachtet werden (§§93, 94 BGB). Die umgangssprachliche Immobilienverwaltung kann sich also sowohl auf Häuser („Aufbauten“) als auch Grundstücke beziehen.

Daneben wird noch das juristische Wort „Liegenschaften“ für die Grundstücke benutzt. Darunter ist ebenfalls entweder das Grundstück (als Immobilie) zu verstehen oder eine Gewerbefläche. Die Gewerbefläche (bebaut oder unbebaut) wird von der Stadtverwaltung nach einem Flächennutzungsplan oder dem Bebauungsplan als solche ausgeschrieben und muss entsprechend genutzt werden.

Diese Gewerbeflächen werden von der Liegenschaftsverwaltung der Kommunen zum Kauf angeboten und müssen vom Käufer gewerblich oder industriell genutzt werden. Liegenschaften und Grundstücke sind also prinzipiell dasselbe. Der juristische Begriff kommt aber hauptsächlich im öffentlich-rechtlichen Bereich zum Einsatz und bezieht sich daher auch auf die Verwaltung dieser Grundstücke.

Betreuung der kommunalen Liegenschaften

Betreuung der Liegenschaften

Das verwaltungsrechtlich genutzte Wort Liegenschaften ist bei den öffentlich-rechtlichen Grundstücken üblich, meist dann, wenn jemand ein Baugrundstück erwerben möchte. Die Liegenschaften, die der Stadt oder auch dem Land gehören, werden auch von dort betreut.

Kauf und Verkauf von Liegenschaften

Die Grundstücke, die der Gemeinde gehören, können gemietet, gekauft oder sogar getauscht werden. Zuständig dafür sind die Kommunen, denen die betreffenden Liegenschaften gehören. Die Abwicklung erfolgt über die Fachabteilung (die Liegenschaftsverwaltung) der Stadt (im Rathaus). Grundsätzlich sind hierfür dieselben Voraussetzungen notwendig wie bei einem privaten Verkauf (siehe 4.). Es sind jedoch aufgrund interner Verwaltungsvorschriften meist längere Prozesse bei der Abwicklung nötig.

Betreuung privater Gebäude und Grundstücke

Verwaltung von Immobilien (Facility Management, Property Management)

Die private oder gewerbliche Immobilienverwaltung kommt in mehreren Varianten vor. Makler beispielsweise werden viele Objekte besitzen, die aber bis zum Verkauf in Schuss gehalten werden müssen. Jemand muss sich also um diese Objekte kümmern. Die kaufmännische Betreuung der Gebäude wird häufig als Property Management bezeichnet und die technische Instandhaltung als Facility Management.

Verwaltung von Mietswohnungen – Hausverwaltung

Wer Häuser oder Wohnungen vermietet, hat es auch mit leer stehenden und bewohnten Objekten zu tun. Er muss sich also sowohl um die Belange der Vermieter als auch um die Pflege oder Renovierung der leer stehenden Gebäude kümmern. Auch hier wird oft die fachliche Hilfe eines Immobilienverwalters in Anspruch genommen.

Aber Mieter kennen hierbei hauptsächlich den Begriff der „Hausverwaltung“. Der Hausverwalter ist aber kein Hausmeister, sondern eine qualifizierte Fachperson, die sich um die Betreuung der Mietparteien kümmert.

Kauf und Verkauf (Veräußerung) von Liegenschaften

Beim Kauf und Verkauf von Liegenschaften (Grundstücken) sind nach §§ 873 und 925 BGB eine Einigung (Auflassung) beider Parteien vor dem Notar sowie eine Eintragung ins Grundbuch erforderlich. Die notarielle Beurkundung ist zwingend erforderlich. Dies ergibt sich daraus, dass es sich um ein Verpflichtungsgeschäft handelt (siehe § 311b BGB).

Achtung: Vorab sind immer die Finanzierungszusagen der Banken notwendig. Auch ein Gutachten über das Objekt ist wegen eventueller Mängel (Preisminderung) hilfreich. Danach ist ein Notar mit dem Vertragsentwurf zu beauftragen, den beim Beurkundungstermin beide Parteien unterzeichnen. Das Grundschuldbestellungsformular der Bank sollte im Idealfall vor dem Termin vorliegen, damit nach der Beurkundung die Grundschuld gleich eingetragen werden kann.

Ablauf beim Notar

Der Notar wird den Parteien anschließend eine Abschrift zusenden. Vom Finanzamt erfolgt der Grunderwerbssteuerbescheid. Wenn dem Notar alle Unterlagen vorliegen, kann der Kaufpreis bezahlt werden. Unabhängig davon teilt das Finanzamt dem Notar mit, dass die Grunderwerbssteuer eingegangen ist, und sendet ihm eine Unbedenklichkeitsbescheinigung zu. Diese benötigt der Notar, um das Eigentum im Grundbuch eintragen zu lassen. Wenn der Kaufpreis bezahlt ist und der Notar über den Zahlungseingang informiert wurde, kann er die Grundschuld im Grundbuch löschen lassen. Käufer und Verkäufer können eine Schlüsselübergabe vornehmen. Nach der Eigentumsumschreibung und Lastenfreistellung im Grundbuch ist der Kaufvertrag abgewickelt.

Werterhalt und Wertsteigerung

Egal, ob die Immobilie genutzt (bewohnt) wird oder nicht, ist es wichtig, diese zu pflegen. Nur eine pflegliche Behandlung kann den Wert erhalten oder sogar steigern. Grundsätzlich kommen dafür drei Maßnahmen infrage:

Regelmäßige Instandhaltung und Renovierung. Dazu zählen beispielsweise die Fassadenpflege (Anstrich) und Pflege der Innenräume (Anstrich oder Tapete), Instandhaltung der sanitären Einrichtungen sowie der Heizung und die regelmäßige Wartung des Gebäudedaches.

Mehr Wert: Wertzuwachs bei Immobilien, Aufgaben ImmobilienverwaltungSanierung (bei Bedarf). Die Sanierung wird notwendig, wenn die einfache Instandhaltungsmaßnahme nicht mehr ausreicht. Wenn also das Dach nicht mehr zu reparieren ist, muss es neu eingedeckt werden. Auch die sanitären Einrichtungen sollten ersetzt werden. Denken Sie an neue Rohre und Leitungen (Wasser, Abwasser, auch Elektrik) und bei Bedarf eine neue Heizung. Durch hochwertigen Ersatz der baufälligen oder schadhaften Objekte und Leitungen lässt sich der Wert nicht nur erhalten, sondern häufig steigern.

Modernisierung. Modernisierung und Sanierung klingen vielleicht ähnlich, aber für eine Modernisierung müssen die vorgenannten Objekte nicht erst schadhaft sein. Hier geht es darum, veraltete Einrichtungen durch moderne, neuwertige Einrichtungsgegenstände zu ersetzen. Beispielsweise ein komfortables Bad, aber auch der Anbau von Balkonen oder Terrassen oder andere Optimierungen des Grundrisses.

Daneben ist es wichtig, an energiesparende Maßnahmen zu denken. Verbesserte Heizungssysteme, hochwertige Dämmungen (Dach, Fassade, Innenräume) und neue isolierverglaste Fenster sind nur einige Möglichkeiten.

Pluspunkte gibt es auch für Barrierefreiheit, die für die Bewohner besonders im Alter (Rollator, Rollstuhl) attraktiv und hilfreich sind. Ein großer Eingangsbereich, breite Türen (rollstuhlgerecht), eine Vergrößerung oder ein Umbau des Treppenhauses sind hier ebenso wichtig wie der Ausbau oder Umbau von WC, Bad und Küche. Aber auch alle Bedienelemente (wie Küchengeräte, sanitäre Einrichtungen oder Waschbecken) sollten so optimiert werden, dass sie leicht zugänglich und nutzbar sind.

Betreuungsaufgaben für Immobilien- und Hausverwalter

Die Aufgaben lassen sich hauptsächlich in zwei Bereiche unterteilen: Den technischen Bereich (Facility Management) und den kaufmännischen Bereich (Property Management). Ein großer Teil des kaufmännischen Bereiches fällt dabei auf die notwendige Buchhaltung, der Hauptteil der technischen Aufgaben dreht sich um die Reinigung und Instandhaltung der Gebäude.

Vertrag, ImmobilienverwalterSie werden meist an einen externen Dienstleister vergeben (häufig getrennt nach kaufmännischen und technischen Tätigkeiten). Die genauen Tätigkeiten und der Umfang sind vertraglich festzulegen. Bei Mietwohnungen fungieren die Hausverwalter auch als Ansprechpartner für alle Belange der Bewohner. Sie vermitteln bei Streitigkeiten unter den Bewohnern, aber auch zwischen Mieter und Vermieter.

Die Pflichten eines Hausverwalters (und des Eigentümers) sind bei Wohneigentum im Wohnungseigentumsgesetz erwähnt (§§ 21, 23, 24, 25, 27, 28, 43). Nicht zu vergessen ist hierbei, dass der Verwalter auch für die Schäden haftet, die sich aus dem Eigentum ergeben, beispielsweise bei der Verletzung der Räumpflicht.

Technische Aufgaben (Facility Management)

  • Regelmäßige Kontrolle der Objekte zur Planung von Instandhaltungsmaßnahmen.
  • Organisation und Vergabe von Reparatur- und Handwerkeraufträgen.
  • Überwachung und Kontrolle von Dienstleistern (Hausmeister, Handwerker, Reinigungsdienste).
  • Winterdienst, Reinigungsdienst

Kaufmännische Aufgaben (Property Management)

Kaufmännische Aufgaben beinhalten auch buchhalterische und juristische Tätigkeiten, diese sind in den beiden folgenden Absätzen erwähnt.

  • Abwicklung des notwendigen Schriftverkehrs
  • Abhaltung der Eigentümerversammlung
  • Erstellung und Überwachung der Hausordnung

Buchhalterische Aufgaben

  • Einnahme des Mietzinses und der Nebenkosten sowie Verwaltung derselben
  • Bezahlung von anfallenden Ausgaben (beispielsweise für Handwerker oder Ersatzteile)
  • Forderungsmanagement/Mahnwesen
  • Budgetplanung
  • Erstellung von verschiedenen Abrechnungen: Heizkosten, Betriebskosten, Hausgeld
  • Erstellung des Wirtschaftsplans

Juristische Aufgaben (sofern keine Anwaltspflicht besteht)

  • Vorbereitung von Mietverträgen
  • Vertretung gegenüber Behörden und Gerichten

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